در برخی سازمان‌ها، با توجه به اهمیت و حساسیت بر روی یک قرارداد/پروژه ناشی از مبلغ آن، وضعیت پیشرفت و چالش‌های اجرای موضوع قرارداد، سازمان‌ها درخواست ارائه خدمات مشاوره در یک یا چند پروژه خاص را دارند. این خدمات از سوی مهار در قالب خدمات سطح پروژه‌ای ارائه می‌گردد. در واقع خدمات سطح پروژه‌ای/ موردی شامل خدمات مستمر مرتبط با یک پروژه می‌باشند که می‌تواند از مرحله مناقصه و مذاکرات قراردادی تا تحویل قطعی پروژه را شامل شود. این خدمات به کلیه سازمان‌های مشاوران، پیمانکاران، کارفرمایان و سرمایه‌گذاران ارائه می‌گردد. عموم این خدمات کوتاه‌مدت و به‌منظور کاهش ریسک‌های قراردادی می‌باشد.

• ۱- بررسی شرایط موجود و آسیب‌شناسی وضع موجود
• ۲- بررسی و تحلیل اسناد مناقصه و ارائه گزارش به تیم پروژه
• ۳- مشاوره و همکاری در مذاکره در مرحله مناقصه / قبل از قرارداد
• ۴- بررسی قرارداد پروژه و ارائه گزارش تحلیلی به تیم پروژه جهت هماهنگی ارکان پروژه
• ۵- مشاوره و همکاری در تهیه رویه‌های هماهنگی، تغییرات، تهیه و رسیدگی به صورت‌وضعیت و مکاتبات
• ۶- همکاری و مشاوره در خصوص جلسات آغازین پروژه
• ۷- مشاوره و همکاری در تهیه برنامه زمان‌بندی و به‌روزرسانی آن
• ۸- مشاوره و همکاری در تهیه /رسیدگی به صورت‌وضعیت‌های موقت و قطعی
• ۹- مشاوره در خصوص تغییر مقادیر و قیمت جدید و تهیه گزارش تغییرات
• ۱۰- مشاوره و همکاری در تهیه و ارائه گزارش‌های ماهانه / اعلام نظر در خصوص آن‌ها
• ۱۱- پایش مستندات قراردادی و همکاری در ثبت اطلاعات مرتبط با موارد قراردادی و ادعا
• ۱۲- ثبت و ردیابی رویدادهای تأخیر و مشاوره و همکاری در تهیه/رسیدگی به لایحه تاخیرات
• ۱۳- مشاوره و همکاری در خصوص تمدید قرارداد و متمم قرارداد
• ۱۴- مشاوره و همکاری در خصوص مکاتبات، صورت‌جلسات و اسناد الزام‌آور
• ۱۵- مشاوره در حل اختلافات و کاهش دعاوی
• ۱۶- مشاوره و همکاری در تهیه/ رسیدگی لایحه ضرر و زیان قرارداد
• ۱۷- مشاوره و همکاری در تهیه گزارش درخواست تجدیدنظر نرخ پیمان
• ۱۸- مشاوره و همکاری در تهیه گزارش فسخ و خاتمه
• ۱۹- ارائه خدمات مستمر در قالب پاسخ به سؤالات کارشناسان به‌صورت تلفنی، ایمیل و شبکه‌های اجتماعی
• ۲۰- حضور در جلسات پروژه بر حسب نیاز

اسناد یا یک ابهام حقوقی نادیده‌ گرفته‌شده، می‌تواند سازمان را با زیان‌های جبران‌ناپذیر (از رد پیشنهاد تا ورود به قراردادی یک‌طرفه و پرهزینه) مواجه کند. از سوی دیگر، برگزاری یک مناقصه‌ی غیر شفاف یا مستندسازی ضعیف آن، نه‌تنها سازمان را در معرض اعتراضات و دعاوی قرار می‌دهد، بلکه اعتبار آن را در نزد شرکای تجاری خدشه‌دار می‌کند. توفیق در هر دو سوی این میدان - یعنی شرکت موفق در مناقصه و برگزاری سالم و استاندارد مناقصه - مستلزم برخورداری از دانشی بین‌رشته‌ای و رویکردی نظام‌مند است؛ دانشی که هم اشراف حقوقی بر قوانین تجارت و مناقصات داشته باشد، هم توانایی تحلیل ریسک‌های قراردادی را دارا باشد و هم از ظرافت‌های مذاکره و مستندسازی حین فرآیند آگاه باشد.

مهار در جایگاه شرکت‌کننده در مناقصه (پیمانکار/ مشاور/ تأمین‌کننده)، با تحلیل دقیق اسناد، شناسایی ریسک‌های حقوقی، رفع ابهامات از مجاری رسمی و حضور کارشناسی در جلسات مذاکره، شانس موفقیت شما را افزایش داده و از ورود به تعهدات پنهان و زیان‌بار جلوگیری می‌کند و در جایگاه برگزارکننده مناقصه (کارفرما/ دستگاه اجرایی)، با همکاری در تهیه اسناد استاندارد، برگزاری منظم و شفاف مناقصات، و طراحی رویه‌ای معتبر و مستند برای ارجاع کار، بستر را برای عقد قراردادهایی منصفانه، قابل دفاع و عاری از ابهام فراهم می‌آوریم. در ادامه، اهم خدمات ما در این حوزه به تفکیک دو محور اصلی ارائه شده است.
این خدمات هم به صورت سازمانی و هم پروژه‌ای قابل ارائه هستند:

قرارداد، قلب تپنده‌ی هر پروژه است؛ اما امضای آن، پایان کار نیست، بلکه آغاز یک مسیر پویا و پیچیده است. تجربه نشان داده است که بخش عمده‌ی دعاوی و اختلافات قراردادی، نه به دلیل نقص در متن قرارداد، بلکه به دلیل ضعف در مدیریت اجرایی تعهدات، کنترل زمان و هزینه، و مستندسازی ناکافی در حین اجرا رخ می‌دهد. بسیاری از سازمان‌ها بر تدوین قرارداد تمرکز می‌کنند، اما در نظارت بر تحقق مفاد آن، انعطاف‌پذیری در برابر تغییرات، و ثبت به‌موقع رویدادهای تأثیرگذار، دچار سردرگمی می‌شوند. خدمات تخصصی مدیریت قراردادهای مهار، این شکاف را پر می‌کند. رویکرد ما در این حوزه، فراتر از مشاوره‌ی قراردادی صرف است و مدیریت قرارداد را با مدیریت یکپارچه‌ی پروژه گره می‌زند. ما معتقدیم یک قرارداد موفق، قراردادی است که از لحظه‌ی تهیه (با الگوهای استاندارد و ریسک‌کاوی شده) تا لحظه‌ی انجام تعهدات (با پایش زمان‌بندی، ساختار هزینه، صورت‌وضعیت‌ها و تغییرات) و حتی پس از اتمام آن (با شناسایی آموخته‌ها برای پروژه‌های آتی)، به‌صورت نظام‌مند و شفاف مدیریت شود. خدمات ارائه‌شده در این حوزه با نگاهی فرآیندمحور، نتیجه‌گرا و هماهنگ با چرخه‌ی حیات پروژه، محورهای اصلی مدیریت قرارداد را پوشش می‌دهند:

• ۱- تهیه قراردادهای همسان و استاندارد موردنیاز سازمان
• ۲- بررسی و تحلیل قراردادهای موجود و استخراج ریسک‌های قراردادی
• ۳- ارائه فرایند اجرای پروژه مبتنی بر شرایط قرارداد
• ۴- همکاری در تعیین تعهدات و تهیه جدول تعهدات طرفین قرارداد
• ۵- همکاری در پیگیری اجرای تعهدات قراردادی
• ۶- همکاری در تهیه ساختار شکست کار (WBS)
• ۷- همکاری در تهیه برنامه زمان‌بندی و کنترل برنامه زمان‌بندی تفصیلی
• ۸- همکاری در خصوص به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی
• ۹- مشاوره در خصوص تمدید قرارداد و متمم قرارداد
• ۱۰- مشارکت در تهیه و دفاع از لایحه تأخیرات پروژه
• ۱۱- مشاوره و همکاری در تهیه ساختار هزینه (CBS) قراردادها
• ۱۲- مشاوره و همکاری در تهیه و ارائه صورت‌وضعیت‌ها
• ۱۳- تهیه و ارائه رویه جامع نحوه کنترل تغییرات پروژه
• ۱۴- همکاری در شناسایی و تحلیل ذینفعان
• ۱۵- همکاری در برگزاری جلسات منظم هماهنگی میان ارکان پروژه
• ۱۶- تحلیل گزارش‌های ماهانه فعالیت‌های پروژه‌ها
• ۱۷- تهیه ابلاغیه‌های قراردادی (اخطار، جریمه، تعلیق و ..) و انجام مکاتبات لازم با طرف‌های قرارداد
• ۱۸- همکاری در مستندسازی با رویکرد مدیریت ادعا
• ۱۹- همکاری در برگزاری جلسات دوره‌ای و منظم شناسایی درس آموخته‌ها در مراحل مختلف پروژه
• ۲۰- مشاوره در حل اختلافات و کاهش دعاوی

دعاوی قراردادی، تلخ‌ترین و پرهزینه‌ترین فصل از زندگی هر پروژه هستند. هزینه‌های دادرسی، توقف پروژه، از دست رفتن اعتبار تجاری، و گاه خسارت‌های جبران‌ناپذیر مالی، همگی نتیجه‌ی یک واقعیت ساده هستند: مدیریت نادرست یا دیرهنگام ادعاها. بسیاری از سازمان‌ها تصور می‌کنند مدیریت دعاوی، همان «رفتن به دادگاه» یا «دفاع در داوری» است؛ در حالی که حقیقت این است که مدیریت دعاوی موفق، از مذاکرات قرارداد و لحظه‌ی امضای قرارداد آغاز می‌شود و با مستندسازی هوشمندانه در حین اجرا، پیش از آنکه اختلاف به بحران تبدیل شود، آن را مهار می‌کند.
تجربه‌ی سال‌ها مشاوره در پروژه‌های بزرگ نشان داده است که بیش از ۷۰% دعاوی قابل پیش‌گیری هستند؛ به‌شرط آنکه سازمان‌ها از ابزارهای تخصصی مدیریت ادعا (از دستورالعمل‌های داخلی گرفته تا دفتر مدیریت ادعا) بهره ببرند و از دانش حقوقی، فنی و قراردادی در کنار یکدیگر استفاده کنند. خدمات مهار با اتکا به این نگاه پیشگیرانه و نظام‌مند، در چهار سطح راهبردی زیرساخت‌سازی و پیش‌گیری، پایش فعال و شناسایی زودهنگام، مستندسازی و در نهایت حل اختلاف و دفاع تخصصی طراحی شده است:

• ۱- تهیه دستورالعمل مدیریت ادعا متناسب با ساختار سازمان
• ۲- همکاری در پیاده‌سازی مدیریت ادعا در پروژه/سازمان
• ۳- تهیه فرم‌ها و فرایندهای مرتبط با مدیریت ادعا
• ۴- تهیه برنامه مدیریت ادعا متناسب با ساختار سازمان در هر قرارداد
• ۵- بررسی و تحلیل اسناد و مدارک قراردادی
• ۶- همکاری در تهیه مکاتبات با بار مالی و زمانی
• ۷- شرکت در جلسات مذاکره حل اختلاف
• ۸- تهیه / رسیدگی به لایحه ضرر و زیان
• ۹- تهیه / رسیدگی به لایحه تاخیرات
• ۱۰- تهیه/رسیدگی به لایحه تجدیدنظر نرخ پیمان
• ۱۱- پیگیری اثبات ادعا متناسب با فرایند حل اختلاف
• ۱۲- کنترل فاکتورهای مهم قراردادی در خصوص ریسک‌های حقوقی و قراردادی
• ۱۳- مشاوره در خصوص فرایندهای فسخ، خاتمه و تعلیق قراردادها
• ۱۴- همکاری در تهیه/ پاسخ مکاتبات
• ۱۵- همکاری در تهیه دادخواست، اظهارنامه و سایر اسناد تعهدآور
• ۱۶- حضور در دادگاه/داوری به نمایندگی از شرکت
• ۱۷- تهیه گزارشات کارشناسی در دعاوی
• ۱۸- قبول داوری در فرایند حل اختلاف
• ۱۹- مشاوره به تیم پروژه در خصوص شرایط قراردادی
• ۲۰- مشاوره، طراحی و پیاده‌سازی دفتر مدیریت ادعا

بسیاری از سازمان‌ها با وجود کارکنان متخصص و تجهیزات پیشرفته، به دلیل فقدان چارچوب‌های اجرایی مشخص، دچار سردرگمی، اتلاف وقت، هزینه‌های مضاعف و دعاوی جبران‌ناپذیر می‌شوند. دستورالعمل‌ها، قلب نظام‌مندسازی سازمان‌ها هستند؛ آن‌ها نه یک سند اداریِ صرف، بلکه راهنمای عملیاتیِ عاری از سلیقه، قابل دفاع در مراجع قضایی، و ضامن شفافیت در تمامی مراحل پروژه محسوب می‌شوند. مجموعه خدمات تخصصی ما در حوزه تدوین ضوابط و دستورالعمل‌ها، با نگاهی کل‌نگر و مبتنی بر تجارب عملی، تمامی حلقه‌های چرخه‌ی حیات یک پروژه را از آغاز تا پایان پوشش می‌دهد.
تدوین ضوابط و دستورالعمل‌ها، نقطه‌ی عطفی در حرفه‌ای‌سازی مدیریت پروژه‌های یک سازمان است. ما با طراحی این دستورالعمل‌ها به‌صورت منسجم، بومی‌سازی‌شده و عملیاتی، به سازمان شما کمک می‌کنیم تا با اطمینان خاطر، پروژه‌های خود را از شروع تا اختتام مدیریت کند و سرمایه‌ی گران‌بهای خود را صرفاً صرف پیشرفت کند، نه صرف جبران اشتباهات ناشی از نبود دستورالعمل. در این راستا مهار، خدمات مشاوره جهت تهیه/ به‌روزرسانی ضوابط و دستورالعمل‌های ذیل ارائه می‌نماید:

• ۱- دستورالعمل ارزیابی کیفی، شکلی، فنی بازگانی و مالی
• ۲- دستورالعمل تضامین (اخذ و ارائه تضمین)
• ۳- دستورالعمل طراحی و تدوین قراردادها
• ۴- دستورالعمل حل اختلاف و داوری
• ۵- دستورالعمل محاسبه و اعمال خسارت و جرائم /پاداش
• ۶- دستورالعمل رویه هماهنگی و مکاتبات
• ۷- دستورالعمل ارجاع پروژه به دستگاه نظارت یا نماینده کارفرما
• ۸- دستورالعمل مدیریت تغییرات (افزایش و کاهش، قیمت جدید و حذف کارها)
• ۹- دستورالعمل تهیه/ رسیدگی به صورت‌وضعیت‌ها
• ۱۰- دستورالعمل تهیه و به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی
• ۱۱- دستورالعمل تهیه گزارش روزانه، هفتگی و ماهانه (گزارش پیشرفت)
• ۱۲- دستورالعمل تهیه/ رسیدگی لایحه تاخیرات و رسیدگی به آن
• ۱۳- دستورالعمل تهیه/ رسیدگی به لایحه ضرر و زیان
• ۱۴- دستورالعمل تشریفات فسخ و خاتمه قراردادها
• ۱۵- دستورالعمل تحویل‌داری پروژه‌ها (تحویل موقت و قطعی)
• ۱۶- دستورالعمل تهیه و رسیدگی به صورتحساب نهایی
• ۱۷- دستورالعمل مستندسازی و وقایع‌نگاری
• ۱۸- دستورالعمل فاز اختتام پروژه
• ۱۹- دستورالعمل تعدیل و تجدیدنظر نرخ قرارداد
• ۲۰- دستورالعمل تعیین حق‌الزحمه عوامل

قراردادها، شناسنامه‌ی حقوقی و تجاری هر سازمان هستند. آن‌ها نه‌تنها روابط با تأمین‌کنندگان، پیمانکاران و مشتریان را تنظیم می‌کنند، بلکه تعیین‌کننده‌ی سقف ریسک‌پذیری، شفافیت مالی و حتی اعتبار سازمان در بازار رقابتی محسوب می‌شوند. با این حال، بسیاری از سازمان‌ها هنوز از الگوهای قراردادی پراکنده، ناهماهنگ و غیربومی استفاده می‌کنند؛ الگوهایی که گاه از پروژه‌های پیشین کپی شده‌اند، گاه توسط واحدهای مختلف با رویه‌های متضاد تدوین شده‌اند، و گاه کاملاً با سیاست‌ها و فرهنگ سازمانی همخوانی ندارند. نتیجه‌ی این رویکرد سلیقه‌ای، چیزی جز بروز دعاوی پرهزینه، تفسیرهای متفاوت از یک بند واحد، و از دست رفتن فرصت‌های چانه‌زنی نیست.
طراحی و تنظیم قراردادهای همسان و استاندارد، راهکاری اثربخش برای خروج از این آشفتگی است. اما تدوین این قراردادها، فراتر از یک کار تحریری ساده است؛ این فرایند نیازمند درک عمیق از سیاست‌های کلان سازمان، شناخت نقاط قوت و ضعف الگوهای موجود در صنعت، مشارکت همه‌ی ذی‌نفعان و بازنگری مستمر بر اساس تجربیات اجرایی می‌باشد. یک قرارداد استاندارد موفق، قراردادی نیست که صرفاً از حیث حقوقی بی‌نقص باشد، بلکه قراردادی است که قابل فهم، قابل اجرا و هماهنگ با فرایندهای عملیاتی سازمان باشد و به‌مرور زمان، با بازخورد کاربران، به‌روز و پخته‌تر شود. مجموعه خدمات تخصصی ما در حوزه‌ی طراحی و تنظیم قراردادهای همسان و استاندارد، دقیقاً بر همین نگاه نظام‌مند و مشارکتی بنا شده است.

• ۱- شناسایی سیاست‌های سازمان در طراحی فرایندهای قراردادی
• ۲- معرفی قراردادی همسان داخلی و خارجی و نقاط قوت و ضعف آن‌ها
• ۳- بررسی و ممیزی قراردادهای جاری سازمان
• ۴- نیازسنجی مشارکتی از واحدهای مختلف سازمان
• ۵- بررسی قوانین بالادستی و مقررات صنعت و ضوابط سازمان
• ۶- تهیه دستورالعمل طراحی و تدوین قراردادهای همسان و استاندارد
• ۷- شناسایی و اولویت‌بندی انواع قراردادهای پرکاربرد سازمان
• ۸- تهیه قراردادهای پرکاربرد سازمان شامل قرارداد خرید، اجرا، مشاوره، طرح و ساخت و ...
• ۹- یکپارچه‌سازی قراردادهای استاندارد با سایر دستورالعمل‌های سازمانی
• ۱۰- تهیه چک‌لیست‌های تکمیل قرارداد و راهنمای استفاده
• ۱۱- تهیه فرم‌های پیوست قرارداد
• ۱۲- ارائه رویه‌ی ابلاغ، اجرا و نظارت بر قراردادهای همسان
• ۱۳- اجرای پایلوت (آزمایشی) چند قرارداد همسان
• ۱۴- جمع‌آوری نظرات ذینفعان و به‌روزرسانی مستمر قراردادها
• ۱۵- آموزش و کارگاه‌های تخصصی برای کاربران قراردادها
• ۱۶- تهیه بانک اطلاعاتی و کتابخانه‌ی الکترونیکی قراردادهای همسان
• ۱۷- ارائه پشتیبانی مستمر در حین اجرا
• ۱۸- طراحی و پیاده‌سازی فرایند مدیریت استثناها
• ۱۹- هماهنگی و تلفیق با سامانه‌های نرم‌افزاری سازمان
• ۲۰- تهیه دستورالعمل‌های فرایندهای قراردادی

دفتر مدیریت ادعا (Claim Management Office - CMO) یک نهاد تخصصی است که به عنوان یک واحد مستقل و متمرکز، وظیفه مدیریت نظام‌مند ادعاها (Claims) در سازمان یا پروژه را بر عهده دارد. هدف آن فراتر از واکنش به دعاوی قضایی است و بر شناسایی، ارزیابی، مستندسازی، پیگیری و حل اختلافات در همان مراحل اولیه متمرکز است تا از تبدیل شدن آن‌ها به پرونده‌های قضایی پرهزینه و زمان‌بر جلوگیری کند.
استقرار دفتر مدیریت ادعا، یک سرمایه‌گذاری راهبردی برای هر سازمانی است که دغدغه‌ی کاهش ریسک‌های حقوقی و افزایش کارایی قراردادی دارد. ما با ارائه‌ی این بسته‌ی خدمات ۱۰ گانه، سازمان شما را از مرحله‌ی تشخیص نیاز تا طراحی، پیاده‌سازی، آموزش، ارزیابی و اجرای پایلوت همراهی می‌کنیم تا در پایان این مسیر، یک CMO کارآمد، متناسب با ساختار و فرهنگ سازمانی شما، به‌عنوان یک سرمایه‌ی پایدار و ارزش‌آفرین در اختیار داشته باشید.

• ۱- مشاوره، طراحی و پیاده‌سازی دفتر مدیریت ادعا
• ۲- تهیه دستورالعمل مدیریت ادعا متناسب با ساختار سازمان
• ۳- طراحی ساختار کمیته حل اختلاف در سازمان
• ۴- همکاری در پیاده‌سازی مدیریت ادعا در پروژه/سازمان
• ۵- تهیه فرم‌ها و فرایندهای مرتبط با مدیریت ادعا
• ۶- تهیه برنامه مدیریت ادعا متناسب با ساختار سازمان در هر قرارداد
• ۷- همکاری در مذاکرات حل اختلاف و تعین مسیر آن متناسب با فرایند حل اختلاف قرارداد
• ۸- طراحی شاخص‌هایی برای اندازه‌گیری عملکرد فرایند مدیریت ادعا
• ۹- آموزش کارکنان سازمان/ تیم پروژه در زمینه مدیریت ادعا
• ۱۰- اجرای پایلوت (آزمایشی) دفتر مدیریت ادعا در دوره زمانی (یک ساله)